Kegiatan ini dibuka secara langsung oleh Wakil Rektor II Universitas Andalas Prof. Dr. Syafrizal Sy didampingi Kepala Bagian Umum Arpentius, ST, MM.Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas Andalas Widya Astuti, SH mengatakan sesuai dengan terbitnya peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Menristekdikti) Nomor 23 tahun 2018 tentang klarifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan system klarifikasi keamanan serta arsip dinamis di lingkungan Kemenristekdikti.“Untuk itu dihimbau agar seluruh unit kerja dilingkungan Kemenristekdikti termasuk Universitas Andalas untuk dapat menyesuaikan penomoran naskah dinas yang ada didalam Permen Ristekdikti nomor 23 tersebut,” ujarnya.Kegiatan sosialisasi ini dihadiri perwakilan dari masing-masing empat perguruan tinggi yakni Universitas Negeri Padang (UNP), Institute Seni Indonesia (ISI) Padang Panjang, Politani Negeri Payakumbuh dan Politeknik Negeri Padang (PNP) dan Universitas Andalas sendiri selaku tuan rumah.Disamping sosialisasi ini sekaligus juga dilakukan bimbingan teknis (Bimtek) mengenai tata naskah dinas sesuai Permen Ristekdikti nomor 51 tahun 2015 serta rancangan perubahannya oleh Nani Suryani, SE, MSi dan keesokan harinya dilanjutkan dengan penyelenggaraan kearsipan Permen Ristekdikti no 78 tahun 2017 dan Permen Ristekdikti nomor 23 tahun 2018 oleh Fahmi Ma’ruf Nasution, S. Sos.Nani Suryani, SE, MSi menyatakan penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip.“Maka dari itu, dikatakannya susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik dan penilaian arsip,” ujarnya.Di Universitas Andalas sudah ada peraturan Rektor nomor 9 tahun 2017 tentang naskah dinas di lingkungan Universitas Andalas yang harus dibaca dan dipahami oleh segenap civitas akademika.“Tata naskah dinas ini merupakan pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi dan penyimpananya serta media yang digunakan dalam kedinasan,” jelasnya. Ia menekankan untuk memperhatikan mengenai pemberian nomor untuk setiap tahun takwin dengan nomor 1 tidak diberi angka 0 sebelumnya, nomor naskah dinas standar operational prosedur disesuaikan dengan jenis naskah dinas arahan yang digunakan kemudian nomor naskah dinas menteri, notula, laporan dan telaah staf disesuaikan dengan surat pengantar.(*)

Humas dan Protokol Unand